A4封筒が入るサイズの封筒を使用する際、宛名を縦書きにするべきか横書きにするべきか悩んだ経験のある人は多いのではないでしょうか。
縦か横かを決める厳密なビジネスマナーはありませんが、縦書き同様、横書きの際にも記入に適したマナーがあるため注意が必要です。
今回は、A4横書き封筒に宛名を書く際の注意点や、裏面に送り主を記す際のポイントについて詳しく解説していきます。
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【縦封筒】A4封筒に宛名を横書きする場合に注意したいポイント
A4用紙を折らずに入れられる封筒は、「角形2号封筒」と呼ばれている縦332mm、横240mmのサイズです。
まずは、縦型の封筒についてイラストを見ながらしっかり確認していきましょう。
郵便番号の位置
封筒によって郵便番号を記入するボックスが設けられている場合もありますので、その際はボックス内に記入します。
ボックスがない場合は、封筒右上に右詰で記入します。
住所の書き出しの位置
住所の書き出しは、切手の位置から2～3字下から始めましょう。
長い住所の場合は、無理に1行で書かず、改行して記入します。
キリがよく見栄えも美しくなるよう、「都道府県＋市区町村」までか、「都道府県＋市区町村＋地名」「都道府県＋市区町村＋地名＋丁目」までで一度改行するのが理想です。
社名の書き出しの位置
社名は、住所の書き出しから1段落下げた位置から書き始めます。
社名は絶対に省略せず、正式名称で記入しましょう。
「株式会社」が社名の前か後かにも気を配り、「有限会社」「合同会社」「一般社団法人」などの名称も漏らさず書くのが重要です。
部署の書き出しの位置
部署は、社名から更に1段落下げた位置から書き始めます。
部署のみならず、所属している課やグループ、チームが分かっている場合は細かく記入していきましょう。
名刺やメールの署名を参考にすれば、間違わず正式名称で書くことができます。
役職名の書き出しの位置
役職名は、社名と同じ段落にて書き始めます。
「部長」「課長」など短い場合はそのまま右に宛名を書き、「エンジン開発プロジェクトマネージャー」「コンサルティングオフィス総合プロデューサー」など役職名が長い場合は宛名と段落を分けて記入していきます。
添え書きの位置
領収書、契約書、納品書、請求書など各種信書を差し出す場合は、添え書きが欠かせません。
郵便配達員による配送事故やミスを防ぎ、取引先企業に到着して以降の紛失や破損、ダイレクトメールと混ざって開封してもらえなかった、などの事態を防ぐためにも、「〇〇在中」と記すのは一般的なビジネスマナーになりつつあります。
宛名の右下に、赤や黒のペンで記入し、四角枠で囲いましょう。
送り主の書き方
次に、封筒裏面に記入する送り主の書き方について解説します。
こちらもイラストを見ながらしっかり確認していきましょう。
送り主の位置
送り主は、封筒の左下に記入します。
封筒の中心線を割らないように収まるサイズで書くのがよいでしょう。
先方の宛名同様、住所や企業名は省略せず記入しますが、役職は書かず担当名のみで送付するのが一般的です。
発送日を記入する
封筒の右上、のりやテープと重ならない位置に、発送した日付を記入しましょう。
先方が書類整理する際や郵便物を振り分けたりする際に役立ちます。
ビジネスシーンで使われるA4用紙は大半が縦向き横書きで使われることが多く、封筒もそれに合わせて縦向き横書きで記入するケースが増えてきています。
見た目の綺麗さと仕分けの楽さを重視し、先方に間違いなく届くよう配慮して宛名の記入を行いましょう。
【横封筒】A4封筒に宛名を横書きする場合に注意したいポイント
同様に「角形2号封筒」を使用する場合であっても、横向きに書類を入れることもあります。
まずは、横型の封筒についてイラストを見ながらしっかり確認していきましょう。
郵便番号の位置
まず、横向きに封筒を使用する場合、宛名面に対して封筒の口が右側に来るように配置しましょう。
郵便番号記入用のボックスが印刷されている場合であっても、ボックスの中に数字は書かないため、注意が必要です。
宛名の1部分だけが縦書きになってしまい、宛名全体の位置からも遠ざかってしまうことにより、視認性を下げてしまいます。
郵便番号を記入する際は、封筒左上に左詰めに記していきます。
住所の書き出しの位置
住所の書き出しは、郵便番号と変わらない位置から始めましょう。
縦書きの際同様、長い住所は無理に1行で書かず、改行して記入します。
縦向きに封筒を使用する時より横幅が長くなるためつい長く書いてしまいがちですが、キリがよく見栄えも美しくなるよう適度なところで切るのがポイントです。
迷う場合は、「都道府県＋市区町村」までか、「都道府県＋市区町村＋地名」「都道府県＋市区町村＋地名＋丁目」までで一度改行するように意識してみましょう。
社名の書き出しの位置
社名は、縦向き封筒同様に住所の書き出しより1段落下げた位置から書き始めます。
同じく社名の省略はせず、正式名称で記入します。
（株）（有）などの略称は、先方の宛名では使用しないようにします。
部署の書き出しの位置
部署も同じく、社名から更に1段落下げた位置から書き始めます。
部署のみならず、所属している課やグループ、チームが分かっている場合は細かく記入していきましょう。
役職名の書き出しの位置
役職名も、社名と同じ段落にて書き始めます。
「部長」「課長」など短い場合はそのまま右に宛名を書き、役職名が長い場合は宛名と段落を分けて記入するのも同様です。
添え書きの位置
添え書きは、宛名の右下に記入します。
赤や黒のボールペンで記入するのが一般的ですが、請求書、領収書などお金にまつわり書類である場合、「赤字」というマイナスイメージを持つ人もいるため赤ペンは避ける方が無難です。
黒ペンが一番オーソドックスですが、より目立たせたい場合や早めに気づいてほしい書類の場合は、青ペンを使ってもよいでしょう。
送り主の書き方
こちらでも、封筒裏面に記入する送り主の書き方について解説します。
イラストを見ながらしっかり確認していきましょう。
送り主の位置
まず、横向きに封筒を使用する場合、送り主を記入する裏面に対して封筒の口が左側に来るように配置します。
そう配置した時の、右下に送り主を書きましょう。
こちらも同じく封筒の中心線を割らないサイズで書き、役職は省略します。
発送日を記入する
発送日は、封と被らないように左上に記入します。
2020年1月1日、のように年月日を入れるのが一般的です。
封入する書類がA4横向きの場合や、ある程度の厚みがある場合、英語資料を差し出す場合などによく横向き封筒は使われます。
サイズは縦向き同様縦332mm、横240mmのサイズで切手代も変わりませんので、書類やシーンに合わせてどちらが適しているか考えていきましょう。
まとめ
封筒の宛名1つで、取引先に与えるイメージは大きく変わります。
特にまだ付き合いの浅い企業や、先方が自社にとっての顧客である場合には、よりビジネスマナーに気を付けた上で宛名を記入していきましょう。
見た目の綺麗さと読みやすさ、差出日を各書く細やかな配慮などが、その後の取引をスムーズに進めるきっかけになるかもしれません。
角形2号サイズ以外にも、請求書でよく使用される長形3号など、
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