封筒を書き損じてしまった時、経費削減の観点からも、なるべく修正テープを使用し封筒を廃棄したくないと思う事務担当者は多いようです。
しかし、原則封筒への修正テープ使用はNGだとされていることをご存知でしょうか。
取引先や顧客に対し失礼に当たる場合がありますので、封筒を修正する際のマナーについては是非身に付けておきたいものです。
今回は、封筒に修正テープを使っていいシーン、使ってはいけないシーンと共に、修正に関するマナーについても広く解説致します。
封筒に修正テープを使うのは原則NG！
封筒に修正テープを使うのは、原則NGとされています。
まずは、NGといわれている理由や、修正テープを使用しても問題ないシーンについて確認していきましょう。
封筒に修正テープを使ってはいけないシーン
まずは、封筒に修正テープを使ってはいけないシーンについて解説します。
取引先宛郵便物の場合
取引先や顧客に対する郵便物の場合、修正テープの使用は辞めておきましょう。
宛先欄はもちろんのこと、送り主欄であっても同様です。
退職者や応募者宛郵便物の場合
退職者や応募者宛郵便物の場合でも、同様に修正テープの使用は辞めておきましょう。
採用が確定している応募者であったとしても、入社して実際に働き始めるまでは、あくまでも社外の人に向けての対応をするのが理想です。
封筒に修正テープを使ってもいいシーン
反対に、封筒に修正テープを使っても構わないとされているシーンについて解説します。
社内宛郵便物の場合
社内宛郵便物であった場合、修正テープの使用を必ずしも禁止しない企業も多くあります。
社内の人同士であれば経費削減への理解も得られやすいため、失礼に当たらない程度の修正であれば問題ないでしょう。
送り主の修正にのみ留める
社内宛の郵便物に修正テープを使用する場合であっても、送り主の修正程度に留めておくのがよいでしょう。
宛名欄のなかでも、特に名前や役職名を誤って記載してしまった場合、社内の人同士であったとしても失礼に当たりますので、書き直すのがベストです。
相当フランクな関係性だと分かっている場合
相当フランクな関係性だと分かっている場合には、多少修正テープを利用してもその後の付き合いに支障が生じにくいといえます。
ただし、こちらがフランクな関係性を築けていると感じていても、相手はそう思っていない可能性があります。
また、郵便番号や住所の番地のみを修正するのみなら理解を得られやすくても、名前などを含めて大きく修正する場合は、書き直した方がよいでしょう。
主観のみに頼らずに判断することが肝となります。
社内文書に使用するのはOK
封筒ではなく、封入する文書に修正テープを使用する場合は、社内文書に限り使用可と覚えておきましょう。
社外文書に使用するのはNGです。
ただし書類の重要度に配慮して
社内文書に修正テープを使用する場合においても、書類の重要度には十分配慮して行います。
複写式の書類、金額を扱う書類、個人情報が多く含まれる書類、契約書や領収書などの重要書類、各種証明書や申請書類、送付状など同封物について確認するための書類に修正テープを使用するのはNGです。
万が一他の人に修正されてしまっても問題ないような書類への使用に留めておきましょう。
二重線で訂正印もNGです
修正テープを使えないならば二重線を引いて訂正印を押せば問題ないと考える人もいますが、封筒においてこれを行うのは避けておきましょう。
重要書類における修正をする際に二重線と訂正印は役立ちますが、あくまでも「再発行できない」「再記入できない」書類に対して行われる、緊急性の高い修正方法です。
封筒の場合、「再発行できない」「再記入できない」という要件のどちらにも当てはまりませんので、多少手間でも1から再作成する方がよいでしょう。
封筒に修正テープを使用するのは、基本的に避けておいた方がよいでしょう。
社内文書、社内向け封筒など一部使用しても問題ないシーンはありますが、「迷ったら使用しない」と決めておくのが無難です。
なぜ修正テープを使ってはいけないのか？
では、なぜ封筒に修正テープを使ってはいけないとされているのか、理由について確認してみましょう。
修正や再印刷の手間を避けたと思われる
郵便物の受取人から、修正や再印刷の手間を避けたと思われる可能性があります。
相手が取引先や顧客であった場合はその性質も強まり、「自分宛の郵便物で手間を省いた」「やって当たり前の手間をかけてくれなかった」と思われてしまいます。
小さな修正であったとしても、テープによる修正は意外に目立ちますので、封筒1枚勿体なく感じても作り直す方がよいでしょう。
美しい見た目にならない
修正テープを使用することで、封筒の見た目が損なわれてしまいます。
茶封筒に対し修正テープを使うと非常に目立ってしまいますので、1から再作成する方が無難です。
また、郵送時のダメージや水濡れによって修正テープが剥がれてしまう可能性もありますので、先方に届いた時の姿を想像し、修正テープを避けるのがベストでしょう。
失礼に当たる
そもそも修正テープの使用自体が、ビジネスマナーとして失礼に当たると考える人もいます。
本来封筒の宛先欄や送り主欄は「ミスなく作成するのが当たり前」とされますので、書き損じてしまった上、そのミスを隠そうとせず修正テープでカバーするのは失礼だ、と思われても仕方ありません。
目上の人や顧客に対しての郵便物で書き損じてしまった場合は特に注意しましょう。
信用性を失ってしまう
修正テープを気軽に使用してしまうと、「重要書類の修正もテープで済ませようとするのでは？」「ミスに対してのアンテナが低いのでは？」と思われてしまう可能性があります。
また、「封筒1枚書き直せないくらい忙しいのか？」という不信感につながるケースもありますので、受取側の心情についても配慮の上で差し出すようにしましょう。
担当者本人が修正したか分からないから
本当に担当者本人が修正したのか分からず、他の人による改ざんを疑われてしまう可能性もあります。
封筒の住所や送り主欄は、担当者が書類を封入した後からでも修正ができてしまう箇所なので、余計に信頼性を失いやすいでしょう。
「修正していない」ということ自体が信用に繋がると考え、丁寧な対応をするのが理想です。
修正テープを使用することで、受取人にどう思われるかを知っておくことも需要です。
ビジネスマナーとしてどう失礼に当たるのか、どんなイメージを与えてしまうのかを学べば、自ずと使用に対するリスクも理解しやすくなるでしょう。
少しの手間を惜しまず、先方の立場に立って丁寧な対応を心掛けていきます。
修正テープを使用することで、受取人にどう思われるかを知っておくことも需要です。
ビジネスマナーとしてどう失礼に当たるのか、どんなイメージを与えてしまうのかを学べば、自ずと使用に対するリスクも理解しやすくなるでしょう。
少しの手間を惜しまず、先方の立場に立って丁寧な対応を心掛けていきます。
封筒を書き損じてしまったら？
では、万が一封筒を書き損じてしまったら、どのような対応をするのがよいでしょうか。
実際の方法についてみていきましょう。
全て書き直しを行う
面倒でも、全て書き直しを行うのがベストです。
新しい封筒を用意し、1から再作成しましょう。
宛名を印刷している場合は、再度印刷し直すのがよいです。
【NG例】上から紙を張り付ける
正しい宛名を書いた紙を上から貼り付けるのは、なるべく避けたい手法です。
ラベル印刷した宛名を封筒に貼るのと、修正のために上から紙を張り付けるとでは性質が異なりますので、書き直しを行う方がよいでしょう。
どうしても修正する場合は修正液を使用する
どうしても書き直しではなく修正で対応したいなら、修正テープではなく修正液を使用します。
一見美しさが損なわれるように思われるかもしれませんが、郵送時のダメージによる剥がれ等のリスクを減らせます。
万が一書き損じてしまった場合は、手間でも全て書き直しを行います。
封筒代が多少勿体なく感じても、その後の付き合いを円滑にするためにも、省くべき手間ではないと理解することが大切です。
まとめ
封筒への記入や印刷が終わったからミスに気が付くというのは、事務員であれば誰しもが1度は経験します。
多少手間に感じても1から丁寧に書き直しを行い、自社の姿勢をしっかり受取人に示すよう心掛けましょう。
