会社が発送する請求書は重要なビジネス書類ですから、封筒にも細かい配慮が必要です。良い封筒を選んで、確実な発送をしたいですね。
今回は請求書用の封筒の選び方や、封筒の書き方、請求書を送るマナーについても解説していきます。
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請求書の封筒の書き方
請求書を送る封筒の表書き、裏書の仕方や、封筒を作るポイントをご紹介していきましょう。
郵便物の発送は難しいものではありませんが、過信は禁物です。請求書は会社の取引を左右する重要なビジネス書類ですから、万が一にも郵便事故は避けなくてはいけません。また、請求書の発送で知らず知らずに間違ったことや、失礼なことをしてしまい、相手からの評価を下げてしまうのも心配です。
普段の封筒の書き方を振り返って、もう一度正しい封筒の作り方をおさらいしておきましょう。
表面
請求書を発送する封筒の表書きで記入すべき情報と書き方のポイントは、次のとおりです。
宛先の会社の郵便番号と所在地
郵便番号を書く枠の右端から、一文字分のスペースを開けて会社所在地を都道府県から記入します。郵便局では郵便番号が入っていれば都道府県は自動で分かり、宛先に間違いなく配達できますが、重要書類の場合は丁寧に、都道府県から記入することをおすすめします。
重要なビジネス書類を発送する場合は、封筒に正確な情報を記載する必要があります。記載ミスは郵便事故の原因になるだけでなく、取引先企業に対して失礼にあたるため、契約書等を再度確認して、正確に記入しましょう。
宛先の会社名・部署名・担当者名
封筒の書き方では、受け取る相手の名称を中央に配置し、少し大きめの字で書くのが基本です。所在地の頭から一文字下げて、宛先の名称を記入しましょう。
会社の名称の「株式会社」や「有限会社」は、略さないのがビジネスマナーです。部署や担当者名を宛先とする場合は、右側に同じ書き出しで、所在地の位置とのバランスを考慮しながら会社名を記入してください。
担当者個人の名前を宛先とする場合は、名前の上に役職をつけて、一行で記入します。担当者の氏名が正確にわからない場合は、部署や係をできるだけ詳しく記入し、「ご担当者様」と記入すれば問題ありません。
会社や部署が宛先の場合は「御中」を、個人宛ての場合は「様」と敬称を書くのも忘れないでください。
「請求書在中」の添え字
請求書を送る場合は、封筒の左下部分に赤字で「請求書在中」を記入するのが一般的です。これは相手の会社が郵送物を受け取った際に、大事な請求書と一般郵送物を識別しやすくするため気配りです。
請求書をスピーディーに処理することが、会社同士の円満な取引につながるため、忘れずに記入しましょう。「請求書在中」の添え字は、専用のスタンプ印が文具店で市販されています。請求書専用で使う場合は、あらかじめ添え字を入れて会社の封筒を作るといいでしょう。
裏面
請求書を発送する封筒の裏書きで記入すべきは、情報と書き方のポイントは、次のとおりです。
自社の住所
封筒の裏面中央に継ぎ目がある場合は、継ぎ目の右側に自社の所在地を都道府県から正確に記入します。郵便番号の枠がない場合は、住所の上に「〒」を記入し、横書きで数字を記入しましょう。
封筒に継ぎ目がない場合は、住所と氏名を左端に寄せて書き入れるのがマナーです。
裏書は表書きに問題があって、配達できなかった場合の返送先として欠かせません。こちらも表書きと同様に正確に、忘れずに記入しましょう。
自社の会社名や担当者名
裏書の会社名や担当者氏名は、所在地の左側、下側に寄せて書き入れます。封筒に継ぎ目がある場合は継ぎ目を挟んで、会社名等は封筒の左側に記入しましょう。
送付日
請求書を送る送付日は、封筒裏の左側上部に記載するのが一般的です。請求書にも日付が入りますが、送付の日付も必ず記入しましょう。
「〆」の封じ目
「封」「緘」と書くこともありますが、「〆」は封印の意味があり、誰にも開封されていないという証明になります。請求書は重要書類で、他人に見られてはいけない文書ですから、忘れずに封じ目を入れましょう。
封じ目は糊などを使って封印したら、蓋の中央部分に、バランスよくかかるように書き入れるのが基本です。このとき「×」にならないように、滑らかにつながるように記入してください。
請求書を入れる封筒の種類
請求書を入れる封筒の種類や、選び方を解説していきましょう。
封筒にはさまざまな種類がありますが、請求書を入れる封筒はある程度限られます。必要以上大きなものや、小さなサイズでは失礼にあたるため、ルールに従って選ぶことをおすすめします。
サイズ
請求書用に使われる封筒には「長形3号」か、「角形2号」の規格が使われるのが一般的です。
「長形3号」は120ｍｍ×235ｍｍのサイズで、A4サイズの請求書を三つ折りたたんで発送できます。「角形2号」は240ｍｍ×332ｍｍサイズの封筒で、少し大きく、A4サイズの書類をそのまま入れて使いましょう。
企業が使う封筒はロゴの入れ方などによって縦型・横型に分かれますが、縦横どちらの向きの封筒を使っても問題ありません。
種類
請求書を入れる封筒は、「請求書在中」の添え字を一目で識別できるよう、白色や薄い青色の封筒を使うのが一般的ですが、茶色のクラフト封筒でも問題ありません。
一般的な紙封筒だけでなく、請求書に記載した宛先会社の名称等をそのまま表書き代わりに使える窓付き封筒や、大事な中身が透けにくい裏地付き封筒を使うのもおすすめです。請求書をまとめて何通も発送する場合は、蓋にあらかじめ糊やテープがついている、糊付き封筒を用意しておくと作業がスムーズに進みます。
請求書を封筒に入れるマナー
最後に請求書を封筒に入れて送るときの入れ方や、発送のマナーを解説していきます。
ビジネスの現場では、マナーにのっとった行動が基本です。ご紹介するマナーは受け取った相手にとって見やすく、お互いに取引をスムーズに進めるための取り決めなので、再確認しておくといいでしょう。
折り方
請求書は一般的に横書き書面ですが、文書を折りたたんで封筒に入れる場合は、丁寧に三つ折りするのが基本です。長形３号にＡ４サイズの請求書を入れるとき、長形4号サイズの封筒でＢ５用紙を送る場合は、均等に三つに折りましょう。
このとき、最初に用紙を下から折り、次に上から折るのがマナーです。封筒を受け取った人が開封し、書面を開いたときに「請求書」の文字がパッと読めることを意識して折りたたみましょう。
請求書とともに送付状を同封する場合は、まず送付状を相手が見るように折りたたみます。請求書の上に送付状を重ねて、三つ折りにしましょう。受け取った人が開封したときに、送付状の「拝啓」という文字が読めるように折りたためば大丈夫です。
入れ方
請求書を封筒に入れる場合も、ルールがあります。まず封筒の宛名書きと、請求書の宛先が一致しているか確認しましょう。一度に複数社に請求書を送る場合は、間違えないよう特に注意が必要です。
請求書を入れる際は、まず封筒を裏返しましょう。三つに折りたたんだ請求書の、最後に重ねた部分が右側になるように、封筒の裏側から差し入れるのがマナーです。
折りたたんでいて見えないものの、この手順で請求書を封筒に入れると、相手が開封したときに「請求書」の文字や送付状の「拝啓」の部分が一目で分かり、支払い作業がスムーズに進みます。
まとめ
請求書の封筒書きや発送は何気なくこなしがちですが、きちんと送ることで相手の好感度や評価が上がり、仕事面でもプラスになるものです。
細かいことと思わず、マナーとルールにのっとった請求書の発送を心掛けるといいでしょう。
請求書は毎月必要になる業務用封筒です。
よく目にするからこそ封筒の品質に拘ることで、会社の顔として信頼を得られます。
ぜひ良質な封筒を作成してみませんか。
