定形外郵便物を差し出す方法は、大きく分けて「ポストに入れる」「郵便局に持参する」の２つです。
今回は、定形外郵便の差出方法や、一度に大量の郵便物を発送する際に便利なビジネス向けゆうびんビズカードの使用方法について解説します。
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定形外郵便物とは
まずは、定形郵便物と定形外郵便の違いや定義について確認していきましょう。
定形郵便物
定形郵便物は、「重さが50g以内であること」「縦23.5cm×横12cm×厚さ1cm以内であること」に当てはまる郵便物です。
A4書類を3つ折りして入れることのできる長形3号封筒、もしくは洋形4号封筒が最大サイズです。
定形外郵便物（規格内サイズ）
定形外郵便物は、規格内サイズのものと規格外サイズのものに分かれます。
規格内サイズは、「重さが1kg以内であること」「縦34cm×横25cm×厚さ3cm以内であること」に当てはまる郵便物です。
ちょうど郵便ポストのサイズが3cmなので、ポストに入る程度の厚みと覚えておくと分かりやすくなります。
定形外郵便物（規格外サイズ）
規格外サイズは、「重さが4kg以内であること」「縦60cm、縦×横×厚さの合計が90cm以内であること」に当てはまる郵便物です。
大きなもの、凸凹したものでも定形外郵便物として普通郵便で送ることができるため、非常に便利です。
郵便料金を正しく計算するためにも、まずは定型郵便物と、定形外郵便物という種類分けについて理解するのが大切です。
定形外郵便物は、規格内サイズと規格外サイズに分かれることも覚えておきましょう。
定形外郵便に向いているもの
ビジネスの場において定形外郵便に向いているものはいくつかあります。
- 束になる程度の書類
- CD-RやDVD-Rなどのディスク
- ノベルティやサンプル商品
- 凸凹した商材
このようなものを発送する場合は定形郵便物のサイズを超過してしまうことが多く、場合によっては3cmの厚みを超えてポストに投函できない時もありますので、定形外郵便として差し出すのが最適です。
どんなものを送る際に定形外郵便を利用することが多くなるか知っておけば、梱包や料金計算を楽に行うことができます。
郵送するものや大きさに合わせて、適切な郵送方法を決めていきましょう。
定形外郵便物の発送方法
では実際に、定形外郵便を発送する3つの方法について解説します。
ポストに直接入れる
規格内サイズの定形外郵便であれば、厚みが3cm以内に収まることが条件です。
郵便ポストの投函口は、定形外郵便を入れることができるよう横25cm×厚さ3cmになっていますので、切手を貼ってポストに直接入れることができます。
郵便局に持参する
郵便局に持参して差し出すことも可能です。
郵便ポストに入りきらない規格外サイズの郵便物の場合は、郵便窓口を利用しましょう。
重さやサイズの計測も郵便窓口の担当者が全て行ってくれますので、自社内で計測したりあらかじめ切手を用意したりする必要がないのもメリットです。
集荷を依頼する
場合によっては、定型外郵便の差出であっても集荷を依頼することができます。
ただし定型外郵便のみを単体で差し出す場合は集荷の受付をしていませんので、ゆうパックなど宅配便の発送のついでに持っていってもらうような形になります。
配達員は切手の販売や郵便料金の計算を行わないため、ポストに直接入れる時同様、自社内でサイズを計測し、切手を貼付しておく必要があります。
厚みが3cm以内であればポストへ投函、厚みが3cm以上であれば郵便窓口に差出、と覚えておくのが最も楽な方法です。
ただし、厚みが3cm以内であっても縦横の幅が規格内サイズに当てはまらない場合は窓口に持参する必要がありますので、注意しておきましょう。
定期的に大量の定形外郵便を発送するなら、ゆうびんビズカードを発行する
ダイレクトメールなど定期的に大量の定形外郵便を発送したり、毎日必ず郵便物を差し出したりする場合は、ビジネス向けのゆうびんビズカードを保有しておくと便利です。
ここでは、ゆうびんビズカードについて解説します。
ゆうびんビズカードとは
料金後納を利用している利用者向けに発行される、郵便物や荷物の引き受けを円滑に行うためのお客様カードです。
郵便物に1つずつ切手を貼付する必要がなく、郵便料金は毎月1度まとめての請求となるため、総務業務や経理業務を省力化できます。
どんな場合に便利な制度か
ゆうびんビズカードは、ダイレクトメールなどの広告郵便物を定期的に出す場合や、頻繁に郵便物を差し出す場合に便利です。
料金後納郵便制度を利用したサービスであるため都度料金を支払う必要がなく、窓口で現金を支払ったり全ての郵便物に切手を貼ったりせずにスムーズな差し出しができるようになります。
郵送にかかった料金は、1ヶ月分まとめて請求書が届きます。
翌月末日までに指定の口座に振り込みましょう。
利用条件
ゆうびんビズカードの利用をする場合は、「毎月50通以上の郵便物を差し出すこと」「1ヶ月に差し出す郵便物や荷物に関わる概算料金の2倍以上の担保を提供すること」の2点が条件として設けられています。
担保となるものは、現金、日本郵便が定める有価証券や保証などさまざまですので、最寄りの郵便局で確認してみましょう。
差出方法
では実際に、ゆうびんビズカードを使った郵便物の差出方法について紹介致します。
郵便局に持参する
あらかじめ郵便物の重さやサイズを計測の上で記載する「後納郵便等差出票」を添えて、郵便局に持参する方法です。
窓口における現金のやり取りが一切ありませんので、担当者が経費の立替を行う必要もありません。
後納ポストインを利用する
無料で貸与される後納ポストイン専用のケースに郵便物を入れ、窓口持参の際同様に「後納郵便等差出票」を添えてポストに入れる方法です。
24時間365日いつでも差し出すことができる上、郵便窓口に出向く必要もありません。
ただし、差出できるのはあくまでも後納郵便物を差し出しできる管轄郵便局が収集を担当するポストに限るため、注意が必要です。
自宅の近くや出張先にあるポストなど、遠方のポストに差し出すことはできません。
郵便料金の計算や切手の貼付にかかる手間を短縮したい場合は、ゆうびんビズカードを発行して後納郵便の手続きを行いましょう。
郵便差出に関する業務や経理業務を大幅に見直すことができます。
まとめ
総務部や経理部が行っている郵便にまつわる業務を見直す場合、定型郵便物と定型外郵便物との違いを理解し、料金計算をスムーズに行うことが重要です。
毎月たくさんの郵便物や荷物を差し出す企業であれば、なるべくゆうびんビズカードの利用を申請しておきましょう。
申請が通れば、切手の貼付や現金のやり取りを減らすことができるため、郵便業務の手間のみならず、経費精算の手間も短縮化することができます。
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