郵便物を発送する際、いくら分の切手を貼ればいいか分からず、調べるために大きな時間を割いてしまうことはないでしょうか。
切手代が不足してしまうと取引先にその分の料金を負担させてしまうことになり、信頼を下げる可能性が出てきますので、注意して計算していきましょう。
今回は、封書ごとの切手代について詳しく解説致します！
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１．重量を計測する
切手代を決めるために需要なのは、郵便物の重さです。
まずは重量別の料金について確認しましょう。
25g
A４書類1～2枚程度であれば、25g内に収まります。
よほど特殊なサイズの封筒に入れない限りは原則定型郵便物となりますので、84円切手で発送可能です。
50g
A４書類3～4枚程度であれば、50g以内に収まります。
定形郵便物であれば94円ですが、規格内郵便であれば120円、規格外郵便であれば200円の切手を使用します。
100g
折れ、汚れ、濡れを防ぐためにクリアファイルに書類を入れた場合など、A4書類10枚程度までであれば100gの範囲に収まります。
100g以降の郵便物に関しては全て定形外郵便物として取り扱われます。
規格内郵便であれば140円、規格外郵便であれば220円です。
150g
大量の動画や写真データを発送する際や、従業員情報など公的機関へ提出する可能性のある情報を発送する際は、CD-Rを送る場合もあるでしょう。
CD-R１点程度であれば、150g以内に収まります。
規格内郵便であれば210円、規格外郵便であれば300円の切手を使います。
250g
薄めの本やパンフレット程度であれば、250g以内に収まります。
規格内郵便であれば250円、規格外郵便であれば350円の切手を用意しましょう。
500g
厚めの本1冊程度であれば、500g程度になるケースが多いです。
規格内郵便であれば390円、規格外郵便であれば510円かかります。
1kg
厚めの本2冊程度であれば、1kg程度になります。
規格内郵便であれば580円、規格外郵便であれば710円です。
2kg
2kg程度になる郵便物の場合、規格内の封筒に入らないことが多いため、規格内郵便は適用されません。
全て規格外郵便となりますので、一律で1,040円の切手で対応可能です。
ただし、ビジネスシーンにおいてこれだけの重さがある物を送る場合、ゆうパックや宅配便で発送するのが一般的です。
4kg
4kg以内の郵便物の場合は、2kgの場合同様規格外郵便のみが適用されますので、一律で1,350円の切手で対応可能です。
ただし、ほとんどが宅配便で送られるサイズであるため、切手を貼って発送することは稀でしょう。
まずは、郵便物の重さをチェックします。
重すぎる郵便物の場合は、先方のポストに入りきらないサイズであることが考えられますので、直接手渡ししてくれるゆうパックや宅配便を使用しましょう。
２．封筒のサイズをチェック
次に、封書のサイズを確認します。
定形郵便物、規格内郵便物、規格外郵便物かによって料金が分かれますので、ここまでは必須の作業だと考えましょう。
定形郵便物
定形郵便物は、「重さが50g以内であること」「縦23.5cm×横12cm×厚さ1cm以内であること」に当てはまる郵便物です。
A4書類を3つ折りして入れることのできる長形3号封筒、もしくは洋形4号封筒が最大サイズだと覚えておきましょう。
定形外郵便物（規格内サイズ）
定形外郵便物は、規格内サイズのものと規格外サイズのものに分かれます。
規格内サイズは、「重さが1kg以内であること」「縦34cm×横25cm×厚さ3cm以内であること」に当てはまる郵便物です。
ちょうど郵便ポストのサイズが3cmなので、ポストに入る程度の厚みと覚えておくと分かりやすくなります。
その他の縦横のサイズについても確認の上、発送しましょう。
定形外郵便物（規格外サイズ）
規格外サイズは、「重さが4kg以内であること」「縦60cm、縦×横×厚さの合計が90cm以内であること」に当てはまる郵便物です。
大きなもの、凸凹したものでも定形外郵便物として発送することができますが、合計の辺の長さが90cmを超えてしまう場合、切手を貼らずにゆうパック等の宅配便を利用しましょう。
郵便料金は、郵便物のサイズによっても変動します。
A4書類を折り畳んで入れる封書の多くは定形郵便物、そのまま折らずに入れることのできる封書以上の大きさになる場合は定形外郵便物、と思っておくと計算が早くなります。
３．速達や配達日指定オプションを決定する
郵便物には、希望に合わせてオプションを付与することができます。
ここでは、到着日に関するオプションに関わる料金を解説致します。
速達
通常より半日～1日程度早く郵便物を届けてくれるサービスです。
250gまでの郵便物の場合は+260円、1kgまでの場合は+350円、4kgまでの場合は+600円の切手が必要です。
平日配達指定
平日の配達に限定したい場合は、平日配達指定オプションをつけましょう。
重さやサイズに関わらず、+32円の切手で対応可能です。
ただし、郵便局備え付けのシールを貼付する必要があります。
休日配達指定
休日の配達に限定したい場合は、休日配達指定オプションをつけましょう。
重さやサイズに関わらず、+210円の切手で対応可能です。
こちらも、郵便局備え付けのシールを貼付する必要があります。
急ぎの郵便物を送る際や、先方の営業日に合わせて配達してほしい場合、便利なオプションを選択しましょう。
追加料金がかかりますので、その分の切手も忘れずに貼付することが大切です。
４．書留や特定記録のオプションを決定する
大切な書類を送る場合や、配達に関する記録を残しながら発送したい場合は、書留や特定記録のオプションを付与します。
1つずつ確認していきましょう。
特定記録
普通郵便同様に先方のポストに投函されますが、郵便物の引き受けについて記録してくれるため、郵便物を差し出した記録を残したい時におススメです。
一律で+160円の切手を貼付することで発送できます。
書留
引き受けから配達までの送達過程を記録してくれるサービスです。
万が一郵便物の紛失や破損があった場合には、特定の範囲内で実損額を賠償してくれます。
一般書留
+435円で、万が一の事故時には10万円の範囲で賠償してくれます。
以降5万円の要償額を追加するごとに+21円かかりますので、書類に合わせて選択しましょう。
簡易書留
320円で、万が一の事故時には5万円の範囲で賠償してくれます。
一般書留に比べて、料金が割安で簡易書留では引受けと配達のみを記録します。
現金書留
現金や金券を発送する場合は、必ず現金書留を使用しましょう。
郵便局にある専用封筒（21円）を利用し、+435円の郵便代で1万円の範囲で賠償してくれます。
簡易書留同様、以降5,000円の要償額を追加するごとに+10円がかかります。(※上限50万円)
重要書類や現金を発送する場合、万が一の郵便事故に備えて必ず配達追跡のあるオプションを追加しましょう。
大切な書類を普通郵便で発送した場合、取引先に「リスクマネジメントができない会社」だという印象を与えてしまいかねません。
まとめ
毎日の郵便物差出業務の中で、意外と料金計算に取られてしまう時間は多いものです。
重さとサイズごとのポイントを抑えることができれば、業務時間の短縮に繋がりそうですね。
郵送するものや先方都合に合わせたオプションを上手に選択しながら、切手代を決定していきましょう。
封筒を送る前に、もう一度確認しておきたい！基本やマナーをご紹介します。
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