独立してフリーランスになったり、個人事業主として登記・起業した際に、最も重要となる書類のひとつに「請求書」があります。
取引が成立して、いざ請求書を送付しようとした際に、「メールで送ってもいいのか？」「郵送時にはどのような点に注意すべきだろうか？」など思われたことはありませんでしょうか？
そこで今回は正しい請求書の作成方法から、送付する際のマナーまで一挙にご紹介していたします。
請求書を発行する目的
そもそも請求書は、販売した商品やサービスを提供した際に自社と先方の取引内容を通知し、請求内容やその項目、期日などを知らせ、その対価を支払っていただくために発行する書類です。
上記の通り、請求金額の連絡を目的としているため、取引先は請求書を見て自社の控えと照合して、それに合わせて支払いを実施いたします。
金額や取引内容、振込口座、振込手数料などを明記した請求書を発行すれば、取引先の支払い忘れの防止できるため、正確に取引先に送付しましょう。
ほかにも企業によって案件ごとの担当者名などを書き添える場合もありますので、事前に取引先に確認するとよいでしょう。
請求書に記載する9つのポイント
請求書を正しく作成するためには、請求書に何を記載すべきなのかをしっかりと理解する必要があります。
請求書のサンプルを以下に用意いたしましたので、しっかりと内容を確認し、理解を深めていきましょう。
| 項目 | 概要 | |
| ❶ | 表題 | ひと目で請求書とわかる表題を記載 |
| ❷ | 宛先情報 | 会社名（もしくは個人名）を敬称（御中・様）を添えて記載 |
| ❸ | 請求書番号 | データ管理を目的として、請求書に採番するナンバーを記載 |
| ❹ | 請求書発行日 | 書類の発行日を記載 |
| ❺ | 請求者 / 振込先情報 | 銀行名と支店名に加え、銀行コードと支店コードまで記載 |
| ❻ | 印鑑 | 会社印など会社を代表する印鑑を使用 |
| ❼ | 合計請求額 | 今回の請求書の合計金額を記載 |
| ❽ | 請求項目内訳 | 品目（商品名）、単価、数量など、請求金額の内訳を記載 |
| ❾ | 支払期限 | 契約の際に定めた振込期限を記載 |
先ほども記載したように、9つのポイントの他に、振込手数料をどちらが負担するかも明記しておくとよいでしょう。
契約の段階で振込手数料をどちらが負担するかを取り決めていると思われますが、トラブルを避けるためにも請求書毎に記載するなど、一工夫を加えていきましょう。
請求書はメールが良いのか？それとも郵送なのか？
無事に請求書を作成出来ましたら、次は取引先に送付方法について考えていきましょう。
送付方法については、メールやFAXなどの電子書類での送付でもその有効性を損ねることはないのですが、まだ紙ベースで請求書のやり取りを実施している企業が多いため、万全を期すためにも郵送にて送付するとよいでしょう。
それぞれの送付方法にはメリットとデメリットがありますので、以下にてそれぞれのポイントについてもご紹介していきます。
郵送するメリットとデメリット
郵送する場合のメリットは、印刷した請求書の原本と控えを紙ベースで保管するため、「改ざんされるリスクがなく、どのような企業であっても受け入れてもらえる」ということです。
先ほど述べたように、未だに請求書などの書類を郵送でしか受けつけていない企業もあり、事前に「メールで送付してよいか」という確認をせずとも、取引先に送付することが出来ます。
一方でデメリットとしては、郵送してから取引先への到着まで「時間がかかること」と、封書や投函作業が増えるため「追加作業工数がより一層かさむこと」です。
時間と工数がかかっても、どの企業でも確実に受け取ってもらえるため、請求書は郵送する方が確実だと言えるでしょう。
◆ 郵送のメリット：
◆ 郵送のデメリット：
郵送する際には、請求書が入っていることを理解して貰えるように、「請求書在中」との記載を忘れずにしましょう。（※以下の記事を参考にしていきましょう。）
しっかりと「請求書在中」と記載することで、取引先の担当者へより早く届かせることが出来ます。
電子送付するメリットとデメリット
電子送付にて請求書を送付する場合のメリットは、「効率的に送付が出来ること」です。
郵送に比べて、封筒への記入や投函作業がないだけではなく、郵送料金が発生しないため、業務効率化とコスト削減を一挙に実施することが出来ます。
また、双方のメールボックスにメール履歴が残っており、万が一請求書に間違いがあった場合でも早急に対応することが可能。
一方で、メールでの受付を実施していない企業もあるので、企業によって対応を変えるなどワークフローが複雑化するリスクがあります。
◆ メールのメリット：
◆ メールのデメリット：
メールで送付する際には、数値などの改ざんリスクをなくすために、編集不可のPDF化して送付するようにしましょう。
請求書を送付する際の注意点！正しいマナーをご紹介
ここでは、メールなどの電子送付ではなく、郵送する際の正しいマナーをご紹介していきます。
郵送で使う封筒のサイズにおいて、特に指定サイズなどはありませんが、A4サイズをそのまま入れることの出来る「角形2号」や、3つ折りで入れることの出来る「長形3号」を使うとよいでしょう。
請求書は信書の為、メール便（ポスト投函）ではなく、履歴が残すためにも、配達記録郵便や簡易書留を付けた普通郵便で送るとよいです。
請求書を郵送で送る際の最も重要なことは、請求書のみで送付せず、「カバーレター（送付状）」を添付して、封筒表面には「請求書在中」と押印しましょう。
カバーレターの大きな役割は、内容を連絡することで、本来送られる請求書の枚数が伝わったり、届け先などのミスなどを事前に防ぐことが出来ます。
万が一ミスが発生してしまった場合であっても、カバーレターを見た第三者からも連絡がつけやすくなったりと、ミスの被害を抑えることができます。
（2）カバーレターを同封すること
（3）封筒表面には「請求書在中」と押印すること
まとめ
請求書を送付する際には、先ほども記載したように、メールでも送ることが出来ます。
PDFの請求書をデータで送るようにすれば、請求書の郵送にかかる手間やコストの削減、スピーディな事務処理を実施することが出来ますので、検討してもよいでしょう。
郵送する際には、上でご説明したマナーや送付方法をしっかりと理解して、失礼のない取引を心掛けていきましょう。
