封筒に書類を入れる時、ビジネスマナーとしての正しい向きがあるということをご存知でしょうか。
祝儀袋や香典袋に入れるお金の向きは抑えていても、意外と日常的に使う書類の向きが適当になってしまっている人も多いものです。
今回は、封筒に書類を入れる時の向きについて、角2封筒、長3封筒、長40封筒、長4封筒を1つずつ解説致します。
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封筒に入れる書類の向きはマナーの一環！
封筒に書類を入れる向きはビジネスマナーの一環として身に付けたいものです。
日常的に書類を取り扱うシーンの多い人程しっかりとマナーを抑えておきましょう。
書類の向きに合わせるのが基本
基本的には、書類の向きに合わせて封筒に入れるようにします。
書類を縦にして読むことが前提となっている場合には、縦型の封筒に縦向きに入れます。
反対に、書類を横にして読むことが前提となっている場合には、横型の封筒に横向きに入れましょう。
ただし、長辺にのりがついている洋型封筒は、はがきサイズの書類や招待状、案内状などに使用するのが一般的です。
ビジネス書類であれば、短辺にのりがついている封筒を横向きにして使用するのがスマートでしょう。
送付状がある場合、送付状に合わせよう
書類を発送する際は、ほとんどのケースにおいて送付状が添えられます。
書類の向きや文字の方向に合わせて封筒に入れることも大切ですが、送付状がある場合は送付状に合わせて封入しましょう。
郵便物を受け取って開封した人が最初に見る書類が送付状なので、1枚目が読みやすいよう入れておくと心遣いが伝わります。
封筒に入れる書類の向きは、書類や送付状に合わせて判断します。
「入れば一緒」「不備がなければ問題ない」と判断して適当に入れてしまうと、開封時に書類が見づらくなってしまいます。
基本的なビジネスマナーの一環として、覚えてしまうのが早いでしょう。
縦型封筒の場合
では早速、縦型封筒の場合の書類の向きについて解説致します。
縦型封筒を使うケース
まずは、縦型封筒を使用するケースについて確認しましょう。
契約書や約款などの重要書類
契約書や約款など重要書類を送付する場合は、原則として縦型封筒を使用します。
社判や実印を押してあるケースも多いため、折れたり雨に濡れたりしないよう角2封筒を使い、書類はクリアファイルに入れて発送するのがベストです。
封筒には赤いボールペンまたはゴム印で「重要書類在中」の添え書きを行い、必要に応じて締めマークをつけておきましょう。
簡易書留や特定記録など、追跡オプションをつけて保険をかけておくと、より安心できます。
請求書や領収書などお金関係の書類
請求書や領収書などお金関係の書類を送付する場合も、縦型封筒が適しています。
請求書や領収書を郵送でやり取りする場合、送る側も受け取る側も締め日に合わせて大量の書類を捌かなければいけない可能性が高いため、封筒がかさばりすぎないよう、A4書類を三つ折りにして発送できる長3封筒を使用するのがおすすめです。
ただし、一度に大量の請求書を送る場合や、レシートのような細かい領収書がサイズもバラバラな状態で発送したい場合は、クリアファイルに入れて角2封筒に封入するのがよいでしょう。
封筒には青いボールペンまたはゴム印で「請求書在中」「領収書在中」と添え書きを行います。
見積書や納品書などやり取りの詳細に関する書類
見積書や納品書など、商品やサービスの詳細に関する書類は、書類のサイズに合わせて縦型封筒を選択しましょう。
A4サイズであれば三つ折りで封入できる長3封筒か、四つ折りで封入できる長40封筒を使うのがおすすめです。
B5サイズであれば、長4封筒を使いましょう。
封筒には青いボールペンまたはゴム印で「見積書在中」「納品書在中」と添え書きを行います。
返送する履歴書や職務経歴書など応募書類
不採用にした求職者の履歴書や職務経歴書を返送する場合、縦型の角2封筒を使用します。
相手が長3封筒などを使って折り畳んだ状態で提出してきた場合であっても、クリアファイルに入れて折れや雨濡れに配慮した上で発送できる角2封筒を選ぶのがよいでしょう。
封筒には赤いボールペンまたはゴム印で「重要書類在中」の添え書きを行います。
「履歴書在中」「応募書類在中」と記入しそうになってしまいますが、この2点は求職者が企業の採用担当者に向けて書類を発送する際に使用する添え書きです。
採用担当者から求職者に向けて返送するシーンにおいては、「重要書類在中」と記すようにしましょう。
角2封筒を使う場合の向き
角2封筒を使う場合は、書類の向きに合わせて封入します。
書類が縦向きの場合は縦に、横向きの場合は横に入れましょう。
宛名書きを行う封筒前面が書類前面に重なるようにするのも大切です。
長3封筒を使う場合の向き
長3封筒を使う場合は、まず書類を三つ折りにする向きに注意します。
縦書き書類であれば、下にくる部分を先に折り、上にくる部分が封筒上部にくるよう封入します。
横書き書類であれば、右にくる部分を先に折り、左にくる部分が封筒上部にくるよう封入しましょう。
どちらの場合においても、先方の宛名や日付が書いてある書類上部が上にくるように覚えておくのが効率的です。
長40封筒を使う場合の向き
長40を使う場合は、まず書類を四つ折りにする向きに注意します。
書類が縦書きであっても横書きであっても真ん中で山折りにし、上下（横書きの場合は左右）2ヶ所を谷折りにします。
こうすることで書類の印字面が封筒側にこないようになりますので、白封筒を使っても中身が透けにくくなります。
長4封筒を使う場合の向き
長4封筒を使う場合は、原則長40封筒と同様の入れ方をします。
書類に向きに関わらず真ん中で山折りにした上で上下（横書きの場合は左右）2ヶ所を谷折りにし、宛名面が封筒上部にくるよう封入しましょう。
長40封筒はA4書類を、長4封筒はB5書類を折り畳んで入れる際に便利です。
ビジネス書類を郵送する際、圧倒的に使用頻度が高いのが縦型封筒です。
一度に全てを覚えられないという人は、まず縦型封筒の扱いから慣れていくのがよいでしょう。
横型封筒の場合
次に、横型封筒の場合の書類の向きについて解説致します。
横型封筒を使うケース
まずは、横型封筒を使用するケースについて確認しましょう。
外国語で記載した書類
外国語で記載した書類の場合、横型封筒を使ってもよいでしょう。
A4書類を三つ折りにして発送する場合は、洋3封筒が便利です。
書類を折らずに入れたい場合は、角2封筒を使って横書き書類扱いで封入しても問題ありません。
はがきサイズの書類
はがきサイズの書類を入れる際には、横型封筒が便利です。
縦型封筒と違ってぴったり隙間なく封入できるため、余分なスペースが発生せず、中で書類が動くことにより折れやヨレが起きにくくなります。
洋風3封筒を使用しましょう。
招待状や案内状
招待状や案内状を送る際も、横型封筒がよいでしょう。
あまり大きな書類ではないため、洋風2封筒を使用して送るのがベターです。
また、封筒ののり部分がダイヤ貼りになっているものを選択すれば、見た目にも華やかな手紙になります。
洋3封筒を使う場合の向き
洋3封筒を使う場合は、長3封筒を使う際同様に書類を三つ折りにします。
横書き書類の右側にくる部分を先に折り、左にくる部分が封筒上部になるよう封入しましょう。
洋風2封筒を使う場合の向き
洋風2封筒を使う場合は、書類は折らずにそのまま入れましょう。
やむを得ず折る場合でも二つ折りまでに留め、それ以上折り畳む必要があるサイズの書類を入れたい場合は、縦型封筒を使うのがスマートです。
封筒表面に書類表面がくるよう、対応して入れるのがポイントです。
横型封筒は、招待状や案内状を送る際に便利な封筒です。
ビジネス向け書類の場合はカマス貼り、式典書類の場合はダイヤ貼りの封筒を用意すれば、よりシーンに合った郵便物として差し出せます。
外国語で記載した書類を送る場合であっても、A4やA3など一般的な書類サイズであれば、横書き書類の扱いで縦型封筒を使用して問題ありません。
まとめ
封筒に書類を入れる向きについては、一見すると些細でわざわざ覚える必要のないものだと思われがちですが、受け取る側が書類整理しやすくしたり、封を開けた時に素早く内容を判断をしたりするために欠かせないビジネスマナーです。
事務員であれば封入作業を行うシーンも多いでしょうから、癖になるまで繰り返しチェックしながら行うのがよいでしょう。
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