封書が送られてきて開けてみると、さらに封筒が入っていることってありませんか？
そう、返信用封筒です。一個人としては返信用封筒を送ることが多いですし、ビジネスシーンなどでは返信用封筒を入れている、という方も多いのではないでしょうか。
返信用封筒はその名のとおり、“返信”の利便性のみを考えがちですが、そこには相手を気遣う気持ちやマナーが存在しています。
今回は返信用封筒の書き方と、なぜそう書くのかということも交えてたっぷりご説明いたします。
ぜひ最後までお付き合いくださいね。
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そもそも返信用封筒とは何？
手間を省く
手紙や封書のように一方的な発送ではなく、双方向でのやりとりに用いられるものです。
封筒の中に返信用の封筒を同封しておくことで、相手に封筒を用意してもらう、という手間を省くことができます。
もし、相手の方が手元に封筒がない場合はわざわざ封筒を買いに行くことになりますし、封筒を持っていたとしても負担をかけてしまいます。
返信用封筒を用意すれば、相手の方へ、返信の際の手間やコストを減らすことができますので、こちら側の都合で返信を求める場合は相手の方に対する配慮として用いられます。
誤送を防ぐ
返信用封筒には誤送を防ぐ役割もあります。
返信用封筒には、あらかじめ送付先の住所が記載されていますので、その記載に誤りがない限り宛先不明になることはありません。
相手の方に封筒を用意していただき、送付先の住所を書いてもらう場合、住所を間違う可能性が出てきます。
宛先不明で戻るなどで到着が遅れてしまうことはもちろん、一番気をつけたいのが誤った住所に届いた場合。個人情報や機密情報の漏洩につながる可能性もありますので、そういった観点からも返信用封筒は誤送の予防に役立ちます。
正しい書き方と送り方
【返信用封筒を入れる側の場合】
返事を送り返してほしい側にあたりますので、主に企業や会社の総務の方などが利用することが多いでしょう。
- お客様から送ってくるはずの書類が届かない。
- お電話をかけてもつながらない。
- メールでの催促に応じない。
そんな返事待ちの状態は、催促の手間がかかりますし、処理に時間を要してしまい他の業務を圧迫しかねません。
そういったときに便利なのが返信用封筒です。
お送りする封筒に、返信用の封筒を入れるだけで手間もかかりません。受け取った側も、宛先を書く、切手を貼るといった面倒な作業がないため返信しやすいですし、こういった作業から開放されることで、早めの返信が期待できるのです。
より返信の手軽さを考えるなら、相手側ののり付けの手間を省くことができる、口糊加工を施した封筒も視野に入れるといいでしょう。
では、早速返信用封筒を用意していきましょう。
封筒のサイズ
返信用封筒は、送る封筒より小さいサイズか同サイズにします。
たとえば、角型2号（240×332）の封筒に返信用封筒として長形３号（120×235）を入れると、返信用封筒の方が小さいため折り曲げる必要はありません。
しかし、長形3号に同じサイズの長形3号を入れると、返信用封筒を折り曲げなければなりません。
小さいサイズに折り曲げると、封筒が折れ目だらけになりシワシワになってしまいます。さらに、小さく折り畳むと膨らんでパンパンの封筒になることも。
二つ折りや三つ折りなど、封入できる中でもっとも折れ目が少なくて済む折り方を心がけましょう。
封筒の色
一般的には白色の封筒を用います。ビジネスシーンでは茶封筒もよく見られますが、耐久性を考えると白色の封筒が好ましいといえます。
また、個人情報を記入してもらう場合は透けない素材を選ぶことが大切です。
企業であらかじめ社名やロゴなどを印刷した封筒がある場合は色に関わらずそちらを使うようにしましょう。
書き方
まず、表書きです。
宛先には自分の住所を書きましょう。
宛名の末尾には「行」「宛」と書くのが一般的です。
縦書き横書きの決まりはありませんが、縦書きで書かれる方が多く見られますので迷った場合は縦書きをおすすめします。
返信する側は縦書きで慣れている方も多いため、相手側に合わせることも気遣いになりますね。
返信分の切手を貼ります。切手を貼らずに送られる方もいますが相手の負担になるため、やはり料金はこちらが負担するのがいいでしょう。
また、切手ではなく「料金受取人払」の封筒を使うと、切手を貼る手間が省けます。
「料金後納」や「料金後払い郵便」と混同しやすいので注意が必要です。
※差出人は書かない
通常の封筒には、表面に宛名、裏面に差出人の住所や氏名を書きますが、返信用封筒には書いてはいけません。送る際に相手の方の住所や氏名などがわかっていますので、親切心から書きたくなるところですが、じつはこれは失礼にあたります。
こちら側の宛先と氏名の情報だけを書くのがマナーとなります。
【返信用封筒を送る側の場合】
返信用封筒は、できるだけ送る側の手間を省くよう用意されています。
送る側としては必要書類を入れ送り返すだけになりますが、じつはそれだけでは不十分なのです。
利用にもしっかりとしたマナーがありますので、そちらをご説明していきたいと思います。
宛名の書き方
表書きの宛名には、「行」や「宛」が書かれているかと思います。そのままでは失礼に当たりますので二重線で消して「様」もしくは「御中」に敬称を変えます。
二重線はフリーハンドではなく、定規を使って丁寧に引きましょう。
裏書き
裏書きの際は、縦書きか横書きか迷うところですが、送り主の体裁に合わせて書くといいでしょう。
切手
切手は貼ってある、もしくは料金受取人払であることが多いですが、もしそうでなかった場合は切手を自分で用意します。
料金不足の場合は相手側の支払いとなり迷惑をかけてしまいますので郵便窓口で計量して出すなど、料金不足のないよう気をつけましょう。
封をする
最後に封をする際は、通常の封筒と同じくセロハンテープやホッチキスはNGです。
中の便箋がくっついてしまうことのないよう、丁寧にのり付けして閉じましょう。
※「〆」は書かないほうがいい
返信用封筒に書類を入れ、のり付けをしたら、「〆」を書きたくなりますが、企業に宛てた文書に関しては「〆」は書かないほうがいいと言われています。理由は、「〆」には「宛名人以外は開けないでください」という意味があるから。親展と同じ意味があるのです。
企業に送った書類は受取人を限定していないことも多いですし、そこに「開けないでください」という印をつけるのは矛盾しています。担当者が限定されていて、その方宛に送ったとしてもその人個人でなければならない理由がない限り〆は必要ありません。
知っておくとためになる。混同しがちな料金形態
郵便料金を後から払う方法として代表的な3つの方法があります。よく似ていますが内容が違っています。
- 郵便料金を受取人が負担するのが「料金受取人払郵便」
- 同一料金の郵便物について、料金を一括して納付する制度が「料金別納郵便」
- ひと月に出した郵便物の料金を翌月まとめて支払う制度が「料金別納郵便」
「料金別納郵便」「料金別納郵便」は、受け取り専用であったり、申請した人だけが出せるものという扱いです。ポスト投函した場合戻ってくることがありますので、そういった場合は差出人に問い合わせてみるのがいいでしょう。
まとめ
ビジネスシーンではよく使われる返信用封筒。
“仕事の一環で何気なく返信用封筒を入れていた”、という方はもちろん、
“用意してくれたものだからそのまま送っていた”
という方は目からウロコの内容だったのではないでしょうか。
返信用封筒は相手の手間を省く気遣いが詰まった封筒です。返信するほうも、その気遣いに答えるべく、マナーにそった丁寧な返信を心がけることが大切です。
今回の書き方やマナーを参考に、お互いに相手を思いながら、返信用封筒で気持ちの良いやりとりができるといいですね。
返信用封筒を送る前に、もう一度マナーをおさらいしておきたい方はこちらをご覧ください。
A4封筒の切手代はいくらくらいなのか、知りたい方はこちらの記事もチェック！
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