領収書の発行方法は会社により異なり、手渡し、郵送、FAX、メールWEB発行などさまざまです。
会社によっては、締め日に合わせて一括で領収書を作成し、郵送しているということも多いのではないでしょうか。
今回は、領収書原本を取引先に郵送する際、封筒に宛名を書く手順や記入の注意点について解説致します。
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領収書を郵送する際は、追跡可能な手段を選ぶ
領収書を郵送する際、まず注意したいのは郵送方法です。
取引先との金銭授受を証明する大切な書類であり、再発行しないと決めている企業も多いため、郵便事故に配慮して確実に届ける必要があります。
ここでは、領収書の郵送に適した方法、適していない方法について解説します。
領収書の郵送に適した方法
まずは、領収書の郵送に適した方法について3つ紹介します。
簡易書留
簡易書留は、発送から到着までの記録を行い、万が一事故が起きた場合には5万円までの実損額が賠償される郵送方法です。
郵便配達員から担当者に直接手渡しされ、受け取りの際にはサインが求められますので紛失や破損のリスクを下げることができます。
特定記録
特定記録は、発送から到着までの記録のみを行います。
事故が起きた際の賠償は行われず、届け先も先方の郵便ポストではありますが、確実に発送していること（受け取ったこと）の証明をする上では非常に役立ちます。
レターパック
レターパックは、日本郵便が指定する専用封筒に封入して発送することで、発送から到着までの記録のみを行います。
レターパックプラスと呼ばれる赤い封筒はサインを求める手渡しで、レターパックライトと呼ばれる青い封筒はサインを求めないポスト投函で郵送してくれますので、希望に合わせて選びましょう。
領収書の郵送に適していない方法
反対に、領収書の郵送に適していない方法について2つ紹介します。
普通郵便
普通郵便は、特別な取り扱いをしない一般的な郵便方法です。
最安で郵送してくれますが、追跡機能がないため万が一郵便中に紛失したり破損したりしてしまった時の補償がつきません。
宅配便
日本郵便のゆうパック、ヤマト運輸の宅急便、佐川急便の飛脚宅配便などの宅配便を利用して領収書を送ることはできません。
領収書は信書扱いとなる重要書類ですので、信書の運送を行っていないこれらのサービスを利用することは違法です。
場合によっては3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金が課されることがありますので、絶対に避けましょう。
どうしてもこのようなサービスを希望する場合には、佐川急便が提供している「飛脚特定信書便」を使用します。
ヤマト運輸をはじめとしたその他宅配便業者では信書を扱っていないことが多いため、事前チェックを忘れずに行います。
総務畑ベテラン社員からの一言
領収書を郵送する上で何よりも重要なのは、「確実に先方に届くこと」「信書を扱っていない方法で送らないこと」の2点です。
信書を取り扱っていないサービスで領収書を送ってしまうと、取引先からの信頼を損ねるだけでなく、罰金や罰則を受けることもあります。
「知らなかった」では済まされませんので、十分に注意しておきましょう。
領収書の封筒に宛名を書く手順
では実際に、領収書の封筒に宛名を書く手順について解説します。
郵便番号・住所
まず、通常の郵便物同様に郵便番号と住所を記入します。
郵便番号は、専用の記載枠が用意されている封筒であれば枠内に書き、枠が用意されていない封筒であれば住所の近くに記します。
住所はビル名や階数まで省略することなく、正式名称で記入しましょう。
企業名
企業名を記入します。
住所や部署名・担当者名が合致していた場合であっても、企業名を書き漏らしてしまうと、郵便配達員が届け先として合っているのかどうかを判断することができず、差し戻しになってしまう場合があります。
前株か後株かも間違えないように再確認し、㈱などと省略せず記入しましょう。
部署名
担当者の名刺やメール署名を元に、部署名を記入します。
規模の大きな企業であればある程、1日に大量の郵便物が届きます。
仕分けを行いやすいよう配慮することは、不着などのトラブル対策にもなりますので、必ず正確に記入しましょう。
役職名
役職名を記入します。
4文字以内など短い役職名の場合は、名前とセットで見えるよう改行に気を配ります。
それ以上の文字数であれば、企業名、部署名とあわせて一緒に記しても構いません。
担当者名
担当者名を記入します。
部署内に同じ名字の人がいる可能性もありますので、必ずフルネームで書きましょう。
住所や役職名を記した時よりも少し目立つよう、大きめに書くとよいでしょう。
万が一担当者名が分からない場合であっても、「（部署名）御中」とするか、「経理ご担当者様」とするなど、どの部署に届ける郵便物かは分かるようにしておきます。
添え書き
「領収書在中」と書き、どのような内容の書類が入っているかを記します。
ダイレクトメールなど緊急性の低い郵便物と一目で見分けが付く他、重要な郵便物として丁寧に扱ってもらえるなど、紛失・破損リスクの軽減につながります。
差出人（裏面）
裏面には、差出人の情報を記入します。
上記同様、自社の郵便番号・住所・企業名・部署名・担当者名を記入します。
役職は書かないのが一般的です。
総務畑ベテラン社員からの一言
封筒に宛名を書くのは一見シンプルで簡単な仕事に見えますが、郵便配達員による確実な郵送と、先方企業による間違いのない郵便振り分けを支える、大切なものです。
間違いや省略をせず丁寧に記入しましょう。
「領収書在中」の書き方
封筒に記入する、「領収書在中」の文字についての注意点をいくつか紹介致します。
宛名の次となる位置に記入する
封筒表面に記入します。
縦書き封筒であれば先方担当者名の左下に、横書き封筒であれば先方担当者名の右下に記入します。
需要書類が入っていると一目で分かってもらえるようにするのが重要です。
ただし、レターパック専用封筒を使う場合に限り、宛名欄ではなく「品名」と書かれている欄に記入します。
四角枠で囲う
「領収書在中」の文字は、四角枠で囲うのが基本です。
住所や担当者名とパッと見で混同されないようにするのが目的です。
「請求書在中」「申込書在中」なども同様に、書類の中身について記す場合は四角枠で囲いましょう。
黒や青のペンで記入する
「領収書在中」の文字は、特に決まりがないものの、宛名同様黒や青のペンで記入するのが一般的です。
重要書類であるために目立つよう赤のペンで書く場合もありますが、「簡易書留」「現金書留」「速達」など日本郵便が仕分けに利用する表記が、赤字、四角枠囲みにて行われていますので、混同されてしまう可能性があります。
また、お金関係の書類をやり取りする際に赤ペンで記入することは、「赤字」を連想させて何となく縁起が悪いと思う人もいるものです。
無難な選択をするのであれば、黒や青のペンを利用するのがよさそうです。
総務畑ベテラン社員からの一言
封筒に「領収書在中」と書くことは、開封する前の段階で重要書類が入っているということに気づいてもらうための重要なひと手間です。
ダイレクトメールのような緊急性の低い郵便物と混同されないためにも、必ず記入しましょう。
【まとめ】正しい知識を元に、確実に領収書を届けよう！
領収書をはじめとした重要書類を郵送する際は、通常の郵便物以上の配慮が必要です。
紛失・破損があった場合、例え自社に責任がなかったとしても先方に迷惑をかけてしまう、と意識しておきましょう。
信書を扱っている郵送方法を選択し、ビジネスマナーに気を付けて、ミスなく先方に送ることが大切です。
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