企業の総務課では、ペンやファイルといった消耗品の備品はもちろん、様々な書類を保管するなど、倉庫管理全般を任されていることも多いのではないでしょうか。
備品管理の場合は、細かな備品の在庫状況を把握することから発注タイミングの予測、書類管理は、何がどこにあるか必要な書類をすぐに見つけられるようにすることなどがあるかと思いますが、紙ベースの管理では非効率な面が目立ちますね。
そんな倉庫管理で、注目して頂きたいのがペーパーレス化です。
本記事では、ペーパーレス化を実現することで得られるメリットや、導入のヒントなどをご紹介いたします。ペーパーレス化に迷っている方はぜひ参考にしてみてください。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、文字通り紙をなくすことを意味しています。
会社の中にある、あらゆる文書を紙に印刷せずに電子化して活用することをいいます。
紙を減らすことで資料の削減を目指すことが目的ですが、
もうひとつ重要な目的があります。
それが「紙の必要性をなくすこと」です。
会社の中には様々な書類が存在しますが、なんのために使われているものなのか、誰が目を通しているのか、そもそも作成する必要があるのかといった書類があるかと思います。
ペーパーレス化することでそういった書類の必要性を改めて問うことができ、作成義務をなくすことができます。
さらに、データとして管理することで、作成から活用、管理までをパソコン上で一貫して行うことができます。
日本の国民1人あたりの紙（板紙含む）消費量は、年間178.4kgとなっており、世界でもトップクラスの水準となっています。世界平均の紙の消費量は52.3kgということで、日本は4倍近い紙を消費しています。
これには日本のハンコ文化が深く関わっており、行政やビジネスシーンでは紙にハンコを押して完了という流れがあるため必然的に紙の消費量が多くなっているようです。
ペーパーレス化のメリット・デメリット
ペーパーレス化に取り組むことで、どんなメリットを得られるのでしょうか。導入の検討に役立つようメリットとデメリット両方をご紹介します。
メリット
印刷コストを大幅に削減できる
通常、資料の作成というと、紙に印刷する前提で作られます。ペーパーレス化を実現することで印刷せずに活用する環境が整います。
■ペーパーレス前
パソコンで資料を作る → 印刷 → 紙を保管 → ファイリングして活用
■ペーパーレス後
パソコンで資料を作る → データとして保存 → データで管理
このように、ペーパーレス後は印刷する頻度がほぼなくなります。そのため、印刷コストが大幅に削減されるのです。
印刷コストの例
社員数200名の会社で1人あたり1日平均5枚印刷した場合
（印刷1枚あたり3〜4円で計算）
- 1日の印刷コスト：3,000円〜4,000円
- 1ヶ月の印刷コスト：69,000円〜92,000円
- 年間の印刷コスト：828,000円〜1,104,000円
資料の検索が早くなる
ペーパーレス化した環境では、資料のデータはサーバー上で管理されるため、検索機能を使えばあっという間に見つけることができます。
例えば紙で保管していた場合、1年以上前に作成した資料を探すのは非常に困難で大変な時間がかかることが予想されます。ペーパーレス化を実現すれば、こういった手間と時間のロスをゼロにすることができます。
場所を問わず共有できる
資料のデータをクラウド上に保存すれば、オフィスに居なくともサーバーにアクセスすればいつでも閲覧やダウンロードが可能です。
これまでは会社に出勤しなければできなかった資料の確認が、出先でも自宅でも行うことができるため、外回りの営業マンやリモートワークの作業パフォーマンスを上げることができます。
セキュリティを強化できる
紙の資料は持ち出すことで紛失や盗難のリスクが発生し、情報漏洩の危険性も高まります。しかし、ペーパーレス化することで、資料はデジタルデータとなるため、パスワードなどの対策で、セキュリティ対策を強化することができます。
オフィスが片付く
紙資料の保管がないため、オフィス全体が清潔になりすっきりと片付きます。
紙資料が山積みになっていたり、散乱していたりするオフィスでは集中力の低下につながりますが、すっきりとしたスペースで仕事に向かうことで生産性もアップすることでしょう。
デメリット
デジタルデータにできないものもある
法律によって保存期間が決められているものには、原本管理が義務付けられているものもあり、そういった資料はデジタルデータ化できません。
また、顧客名簿や重要書類などもデジタルデータ化できない、またはしてはいけないこともあり注意が必要です。
メモを残せない
紙資料に、ちょっとしたメモから重要メモまで直接書いて残すこともありますが、デジタルデータではそういったことができません。
タブレットを活用しデータにメモ書きする方法や、PDF化して直接書き込む方法、資料へメモした資料をそのままデータ化するなど、工夫すれば簡単にメモを残すことができます。
ITリテラシーの低さの問題
資料をデータ化することで、閲覧や共有するにはあらゆる行動がシステム化されます。ITに不慣れな社員はそういった行動から覚える必要があり、生産性が落ちることが予想されます。しかし、トレーニングを行ったり使いやすい環境に整えることで問題は解決されるでしょう。
資料が見づらいことも
視認性においては紙資料を上回ることはできません。画面越しに資料を閲覧することになるため、慣れるまでは見づらいことも考えられます。
システムやネットワークの安定性が影響
資料のデータはファイルサーバーで管理します。そのため、システムやネットワークに障害が起きた場合に閲覧・ダウンロードできないなどのトラブルが発生し、最悪の場合はデータが消えてしまうということも考えられます。
バックアップ体制を整えて万が一に備えることが大切です。
ペーパーレス化のヒント
ペーパーレス化を導入する上でおすすめのツールをご紹介いたします。
備品管理に役立つツール
在庫数の把握と発注タイミングが難しい消耗品や、しっかりとした在庫管理が求められる備品類の管理に役立つツールを3つご紹介します。
Excel
マイクロソフト社の表計算ソフトです。
管理表を作成し、入力していくことで手軽に管理できます。
オフィスではほぼどのパソコンにも入っているため、入力業務を複数人で行うことができます。
Google スプレッドシート
Google社が提供している表計算ソフトです。
インターネットを介して使用するWebアプリケーションであるため、どこからでも在庫管理することができます。
Excelほど複雑な機能はありませんが、簡単な表であれば十分使用でき、無料で使うことができます。
Desknet’s NEO
株式会社ネオジャパンのグループウェアツールです。
備品管理アプリケーションを使うことで社内の備品在庫を一元管理することができます。
30日間の無料体験があり、じっくり検討することができます。
社内文書の管理に役立つツール
社内で使う文書から取引に使う文書まで、あらゆる書類の管理に役立つツールを4つご紹介します。
Adobe Acrobat Reader DC（無料）
Adobeシステムのソフトウェアのひとつです。
パソコン上で作成した資料をPDFとしてデータ化することができます。
捺印済みの書類をペーパーレス化していくには、コピー機等で読み取りPDF化し、原本を廃棄するという方法もあります。
Garoon
サイボウズ社が提供するグループウェアツールです。
会議室の予約や管理をWeb上で管理することができます。
また、経費の精算や出張、引越しなどの申請もGaroon上で行うことができ、印刷の必要性がなくなります。
ジョブカン
株式会社 Donutsが提供するクラウド型の業務支援システムです。
経費精算や各種申請書類、勤怠管理など総務担当の業務をネットワーク上で一元管理することができます。
Evernote
Evernote Corporationのメモ帳アプリケーションです。
ノートを取るように情報を自由に蓄積できることが特徴です。
伝票や請求書を分類分けして管理する方法や、社内の連絡先一覧を作り共有する方法、PDF化した書類を分類分けして管理する方法など使い方は無限で、“簡単に管理できる”いう点で非常に優れています。
まとめ
ペーパーレス化を国が推進していることもあり、今後はペーパーレス化が当たり前となる社会になっていきます。
業務の効率化の面でも非常に魅力的と言えますので、社内のペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。
