取引先から銀行への振込入金があった場合などに「領収書を送付してほしい」と依頼されることがあります。領収書は、金銭の授受が行われた際に発行される大切な書類であり、取り扱う際は十分に気を付ける必要があります。
今回はミスなく、失礼なく正しく郵送するために必要となるポイントを6つに絞ってご紹介いたします。
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そもそも領収書とは？
領収書とは、商品やサービスの提供をし、それに対しての対価を受け取ったとき、対価の支払いを行う側へ代金を受け取ったことを証明するために発行する書類のこと。
これは金銭授受の重要な証拠書類となるため、発行した日付・発行先の宛名・金額・但し書き・入金の形態（現金・小切手・手形・相殺等）などが記載されています。
領収書を発行する意味合いとしては、発行する側と受領する側で享受する役割が変わってきます。
“発行する”人にとっての領収書
- 売上の証拠、商品やサービスの代金を受け取った事を証明する
- 代金を支払った側から領収書を求められれば発行しなければならない
“受け取る”人にとっての領収書
- 商品やサービスの代金を支払った事を証明する
- 既に支払った代金を再度請求される事を防ぐ
- 領収書を請求する権利がある
税務調査が入った時に経費の根拠として領収書が確認される事が多いため、多くの企業では商品を購入した際に領収書の発行依頼を行うのです。
領収書を正しく郵送するための6つのポイント
ポイント①：普通郵便はNG！信書郵便や書留で送るのがBEST！
そもそも領収書は金銭授受を証明する大切な書類ではありますが、それ自体が金券としての効力/意味を持たないため、郵送することが可能です。
普通郵便にて領収書を送付すること自体は特段問題ないですが、ビジネスマナーを考慮すると、
対面手渡しによる配達が行われる『簡易書留』や郵便局または許可された業者のみが配達する『信書郵便』で郵送する方がよいでしょう。
領収書を再発行することは非常に困難であるため、万が一領収書を紛失してしまえば大問題に。
そのようなリスクを回避するためにも、長期的な取引している取引先や、領収書の記入金額が高額である場合は特に、
普通郵便での送付を避け、信書郵便か追跡可能な書留での送付を心掛けましょう。
ポイント②：封筒に『領収書在中』と記載して、中身を分かるように！
送付前に確認しておきたいのが、『領収書在中』と封筒の表面にしっかりと記載があることです。
記載場所については、特に指定などはありませんが、多くの企業が“封筒表面の左下”に青色で記載していることが多いため、
特段の事情がない限り、左下に青色で記載することが無難だと言えるでしょう。
領収書在中との記載があれば、相手先に届いた際、封筒の中身が領収書であることが分かり、
担当部署に適切に回してもらうことができるため、会社内で紛失するリスクを最小化することが出来ます。
実際に、この作業を省略したことで相手が領収書と気づかずに捨ててしまい、大問題に発展してしまったケースも。
そのため、郵送前にはしっかりと『領収書在中』との記入がなされていることを確認しておきましょう。
多くの企業では、コスト削減のために、事前に『領収書在中』と印刷しているため、取引数の増加や担当業務の増加などで、
確認する工数を確保できない場合には、アウトソーシングを検討してもよいでしょう。
ポイント③：領収書だけはNG！挨拶などをつづった領収書送付状を同封すること！
領収書だけを封筒に入れて送付するのは、ビジネスマナー的にあまり好ましくないため、
簡単な季節の挨拶や差出人の部署や名前、封書の内訳を書いた『領収書送付状』を同封しましょう。
送付状には相手先名（社名・部署・氏名）、送付日、入金のお礼、同封した領収書の内訳や同封枚数などを記入することが一般的であり、
何か他に連絡事項があれば、送付状の下部に「連絡事項」として記載することができます。
以下に、領収書送付状のフォーマットを記載しますので、是非ご参考にしてください。
「領収書送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯月◯日付でご請求させていただきました△△の代金につきましてお振込頂き、誠にありがとうございます。
つきましては、領収書を送付させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
◯ 領収書 1通
以上
ポイント④：領収書を郵送後には、取引先にメールで連絡を！
行き違いや誤って破棄されるといったリスクを避けるためにも、領収書を郵送した後には必ず、
「◯月◯日に領収書を送った」ということを取引先へメールで連絡しましょう。
電話ではなく、メールでエビデンスを残しておくことで、
仮に紛失が起こった際にも、「貴社宛てに送付しました」という説明を実施出来るため、無益な争いを事前に避けることが出来ます。
ポイント⑤：領収書の保管義務は最大7年！控えは必ず取っておこう！
領収書は法人の会計処理において「帳簿書類」に分類され、法人税申告期限日から7年間の保存しておくことが法人税法で定められています。
一般的に領収書は、金銭を支払った側が受け取るものですので、それだけですと発行側である、
金銭を受け取った側には証拠や取引の記録が残らないため、取引記録を作るという意味でも領収書の控えを作成することは非常に重要です。
一般的に領収書発行依頼を実施した企業が、領収書を7年間保管しているのですが、発行元でも保管しておくことで、
紛失などの際にも取引先と金銭の授受があったことを証明でき、取引先とのリスクを回避することが出来ます。
実際に、控えが正しく保管できていなかったために、取引先の脱税行為に加担していると、税務署に疑われたケースもあります。
そのため、領収書を発行したら、必ず控えを作成し、最大で7年間保存できるようにしておきましょう。
正しく控えを作成するための手順を以下に記載いたしますので、今一度手順を確認しておきましょう。
- 領収書と控えに、割り印を押す（※複写式の場合は不要）
- 領収書と控えに一連番号をつける
- 発行日付、宛名、金額、但し書き、入金の形態（現金・小切手・手形・相殺等）を記載。
- 再発行分については、「再発行分」と記載
- 通常形式と違う金銭の受け渡しの場合は、説明を記載
※書き間違えた領収書や控えは、捨てないことが大切です。保管漏れなのか書き損じなのかがすぐに判明するため、探す際の手間を削減することが出来ます。
ポイント⑥：領収書は折っても有効！書類の文字は内側向きで！
領収書は非常に重要な種類ではありますが、折れていても書類としての効力に影響がないため、
郵送の際に折ってしまっても問題ありません。
但し、折る際には文字を内向きにして折ることを心掛けておきましょう。
ある経理担当が、封筒を開いた際に文字が見えている時には、流石に苦笑いするしかなかったと話していることからも、マナー・教養として知っておくとよいでしょう。
まとめ
今回は、正しい領収書の送り方をご紹介させて頂きました。
古くからの慣習が根付き、重要視している企業も多いため、失礼なく郵送できるよう学習していきましょう。
領収書の書き方や訂正方法については、 別記事でも紹介しておりますので、是非ご参考にしてください。
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