封書や手紙を送る際、封筒に宛先や差出人を書きますが、ウッカリ間違ってしまったという経験はないでしょうか。
- 難しい漢字やカタカナばかりのビル名、珍しいお名前についウッカリ・・・
- 会社送付の書類に自宅の住所を書いてついウッカリ・・・
気を付けて書いていても間違ってしまうことはよくあるかと思います。
しかし、封筒にはボールペンやサインペンで書いているため消すことはできません。
そこで本記事では、封筒の書き間違いをした際の対処法をまとめました。ウッカリ間違ってしまったときの大ピンチにぜひお役立てください。
ビジネス用の封筒で、「ついウッカリ！」がないように当社に印刷を頼んでみませんか？
封筒の書き間違いは原則書き直し
封筒に必要事項を書くときに一番注意しなければならないのが誤字脱字です。送付先の住所や宛名、担当者名を間違えて書いてしまうことは大変な失礼にあたります。
修正するということは、書き直すのが面倒臭い、新しい封筒を使うのがもったいないというように捉えられてしまうからです。
逆に言えば、まっさらな新しい封筒に誤字脱字なく書き込むことは相手への誠意となるのです。
書き間違えてしまった場合は、新しい封筒に書き直しましょう。
また、マナー的な部分意外にも書き直しが必要な理由があります。
それは、宛先や宛名を間違え、そのまま送ってしまうと「宛先不完全」の理由で返送されてくる可能性があるからです。
- 宛先の住所に受取人が居住していない場合「あて所に尋ねあたりません」
- 宛先が不完全のため、配達できない場合「宛名不完全で配達できません」
このような変換理由が郵便物に記載されていますので確認しましょう。
万が一上記の理由で返送された際には、新しい封筒に必要に応じて正しい宛先や宛名を記載し、再度切手を貼付して郵便局に出します。
親しい間柄なら修正できることも
気の置けない友人や同僚へプライベートで送る手紙などで、フランクなやりとりをするならば多少の修正もできると考えられます。
ただし、相手がそのようなことを気にしない方だと分かっていることが前提です。
その際も、表書きで修正液など目立つ修正は避けましょう。親しい友人の間柄であっても自分の名前の下に修正の跡があれば良い気はしません。
原則書き直しであることを念頭に置き、判断しましょう。
書き間違えたときの対処法
ここでは、会社での取引先や顧客に送付する際や、大事な手紙などで封筒を書き間違えてしまった場合の対処法をご紹介します。
書き直す
新しい封筒で正しく書き直します。
封筒が手元にない場合は、手間でも封筒を購入してきましょう。
書き直す際は鉛筆などで下書きしてから書くと安心です。
NGな方法
修正液で消す
修正液や修正テープでの修正はできません。
最近は、クラフト封筒の色に似せた修正液が販売されていますが、こちらもフランクな間柄での修正にのみ使えるものです。
ビジネスシーンや大事な手紙には使えませんので注意しましょう。
消せるボールペンで書く
消せるボールペンは熱により消える仕組みになっています。
夏場の暑い車内でダッシュボードに置いていたところ字が読めなくなった。パソコンの下に保管していたところ字が消えてしまったなど、トラブルもあるようです。
また、消せるタイプのボールペンは水性インクを使っているため、水に濡れるとにじむ特性があります。封筒への記入は油性ペンが適していますので、そもそも適していない筆記用具となります。
間違っても消せるからと、消せるタイプのボールペンで書いてはいけません。
【親しい間柄限定】荒技の修正方法
封筒の書き間違いは書き直しが基本ですが、親しい間柄などフランクなやりとりの場合には許されることがあります。
繰り返しになりますが、封筒の書き間違いは書き直しが鉄則です。
そのことを分かった上で、新しい封筒を用意できない場合など、どうしても修正が必要な場合にお試しいただければと思います。
二重線を引く
●文字自体が間違えている場合
間違った箇所に二重線を引きます。このとき、一本では訂正のために書いた線が見えにくくなることがあるため、必ず2本引きます。
縦書きの場合は二重線を引き、正しい情報を右側に、横書きの場合は二重線の上側に正しい情報を記します。
●余計な文字を書いてしまった場合
余計な文字の上に二重線を引くだけで大丈夫です。
どちらの場合も、修正箇所が多くなるほど見た目が悪くなります。訂正箇所が多くなる場合は二重線での修正は諦めましょう。
記号で情報を追加する
封筒を書き終えた後で脱字に気づくことがあります。そんなときは記号でカバーすることができます。
縦書きの場合は脱字があった箇所の右側に、＜ や｛ の記号を書いて文字を追加します。横書きの場合は、先ほどの記号を90度反時計回りに回転させ、足りない文字を書き入れます。
ただし、脱字が何箇所もある場合は、失礼になるだけでなく相手のことを軽んじていると勘違いされてしまうこともあります。脱字が多くなってしまった際は、新しく封筒に書き直すことをおすすめします。
脱字でも、ビル名やマンション名の記入を忘れた場合はそのままでも問題ないこともあります。宛先の記入で、ビル名やマンション名がなくとも部屋番号さえ記入していれば郵便物は届きます。
マナーの面ではNGですが、フランクなやりとりの場合は許されるでしょう。
隠す
さきほどご紹介した、二重線や記号を使った修正方法は、書き込む文字数が増えると読みづらく見た目も悪くなります。
その場合には、修正ペンや修正テープ、白い紙のいずれかを使うといいでしょう。
修正ペンは間違いの箇所に丁寧に塗ります。乾かないうちにこすると広がってしまい余計に目立ちますので、完全に乾いてから書き込みます。
修正テープは乾かす手間がありませんが、斜めに貼ってしまったり、途中で切れてしまったりと、貼り方次第で汚くなってしまうことがあります。一度貼ると修正がききませんので、他の紙で試し引きするなどして慎重に作業しましょう。
白い紙は、修正部分に切り抜いた白い紙をのり付けしますが、これもきれいに行わないとかえって汚くなってしまいます。
これらの修正方法は、白いもので隠すという方法です。とても目立つ方法ですので、修正箇所が複数ある場合は避けたほうが無難です。
砂消しゴムやカッターで削る
封筒の書き間違い箇所を、砂消しゴムやカッターで削ることで上から書き直すことができます。
砂消しゴムは普通の消しゴムに比べて硬いため、消しゴムと同じように使うと封筒が破けてしまいます。文字を消すというよりは、削り取るイメージで慎重に進めましょう。
また、カッターも文字を少しずつ削っていきます。少しの力加減で封筒に穴が空いてしまいますので削りすぎにはくれぐれも注意が必要です。
インク消しを使う
ボールペンのインクを消すことができる「インク消し」という薬剤が販売されています。
専用の薬剤を上から塗ってインクを酸化させ文字を消すというもので、インクとの相性が合えばきれいに消すことができます。
しかし、相性次第ではにじむだけでほとんど消えないものもあります。こちらも他の紙を使い、インクと薬剤の相性を試したうえで行うほうがいいでしょう。
まとめ
封筒に記入する際は、やはり手書きである限り間違えるリスクはつきものです。
修正方法はありますが、修正は原則NGとなっていますので、間違える前に手を打つのが私たちにできることなのではないでしょうか。
鉛筆で下書きをする。
宛先をラベル印刷にする。
封筒印刷にして自分の住所をあらかじめプリントしておく。
こういったことで間違いは未然に防ぐことができます。
人間は間違える生き物。ということを常に頭の隅に置いておくことで、間違える可能性を最小限に抑えることができるかもしれません。
修正は時と場合による最終手段と考えて、間違えない封筒記入を心がけましょう。
ビジネス用封筒の名前書きで失敗すると、修正し直して送ることはできれば避けたいですよね。
最初から社名を印刷した状態であれば、間違えたまま送るリスクも減ります。
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